Algunas pequeñas empresas escriben un cheque a nombre de efectivo. En este caso se escribe la palabra CASH en el área del beneficiario y se escribe la cantidad. Cualquiera puede cobrar el efectivo con cheques. Aunque es conveniente que los propietarios lo hagan, es mejor que no lo hagan.
También puede ser depositado por cualquiera, y si lo pierde, cualquiera puede depositarlo. Esta práctica no se recomienda porque es difícil hacer un seguimiento de los gastos utilizados para este cheque cobrado, entre otras razones.
Sin embargo, si es absolutamente necesario hacer esto, hoy estamos hablando de las formas de mantener los gastos del cheque cobrado en orden en caso de que te auditen.
Es necesario mantener un buen registro, ya que el IRS busca la documentación de respaldo para estos retiros de efectivo cuando hacen sus auditorías. Tenga en cuenta que todos necesitamos dinero en efectivo para diversas compras. Si trabajamos con efectivo a menudo, estos pasos le ayudarán a mantenerse organizado con su contabilidad.
A continuación se presentan 4 pasos para registrar los cheques hechos en efectivo para proteger su negocio:
- Colocar el dinero en efectivo en un sobre
Después de obtener el efectivo, coloque el dinero en un sobre. Escriba el día en que retiró el dinero para que coincida con su registro bancario. No reutilice el sobre para otra cosa que no sea este cheque cobrado.
- Cree una hoja de cálculo en su ordenador o en línea
Crea una hoja de cálculo que incluya el número de cheque, la fecha, el importe y todos los pagos asociados al cheque cobrado. Imprime la hoja de cálculo y grapa los recibos en ella. A continuación se muestra un ejemplo de cómo sería una hoja de cálculo de gastos para el efectivo con cheques cobrados.
Cuando haya utilizado todo el efectivo, cree un archivo del año en curso en el archivador de su oficina.
Nombra el archivo con el número de cheque y la fecha en la que escribiste el cheque en efectivo. Añada a la carpeta todos los recibos y el sobre. Si hace esto a menudo, puede que quiera conseguir una carpeta de acordeón para recibos que le ayude a organizar los recibos con los cheques cobrados.
A continuación encontrarás algunas carpetas de acordeón para recibos que encontré en Amazon(afiliado).
Si decides hacer la opción de la carpeta de acordeón, puedes etiquetar cada pestaña con la fecha y el número de cheque y colocar los recibos dentro.
Hacer estos pasos le ayudará a tener los registros de respaldo correctos para una auditoría. Mantener este efectivo con cheques para su negocio eliminará cualquier dolor de cabeza que pueda tener al final del año.
Otra opción es hacer el cheque a su nombre y depositarlo en su cuenta personal. Guarde los recibos en un sobre marcado con el número de cheque y la fecha de cobro para que usted o su contable puedan añadirlos a su cuenta de Quicken o QuickBooks. Los recibos son súper importantes y deben estar bien organizados para ayudarte a ti y a tu contable.